在电子通讯如此发达、各大社交网站如雨后春笋般冒出来的当下，人们已经很习惯用微信、WhatsApp等即时通讯工具与彼此沟通了，千禧一代对此更是轻车熟路。但随着年纪的增长，你与他人之间的沟通内容不再完全是朋友之间的相互调侃、互甩表情包大战了。你会发现你需要和顾问、老师、教授等成年人进行严肃的对话，而这类沟通往往是通过电子邮件的形式进行的。
机构老师不止一次地强调，你应当与老师、教授建立良好的关系。虽然你与教授的大部分互动都是在课堂上或办公室答疑时间进行的，但通过电子邮件以专业和恰当的方式与教授交流也十分重要。在与业内德高望重的教授交谈时，最好不要表现得太过于正式或僵硬，但更加不要显得漫不经心。不管此次谈话的目的是为了询问某份作业的详情这种小事，还是为了索要一封推荐信这样的大事，都要确保你给对方留下了恰当的印象。
电子邮件的书写方式与即时短消息不同，平日里只使用微信和短信的同学可能一下子难以习惯，例如写邮件的时候忘记写主题，老师可能会以为是不重要的或者垃圾邮件直接忽略了，或者写完邮件却忘记加上附件，点击“发送”按钮的那一刻才意识到，这时拔掉网线也无法阻止这封愚蠢的邮件被送到教授收件箱里。为了防止大家以后再遇到这种恨不得掘地三尺的尴尬局面，机构顾问老师整理了一份详细的电子邮件写作指南：
电子邮件结构
称谓：“Dear Professor X”
写给教授的电子邮件应当以“Dear Professor X”开头， 一个恰当的提称语和称谓将让你事半功倍。如果这是你第一次联系这位教授，你可以用“Dear”或“Hello”来开头；如果你和这位教授已经有过多次通信往来了，也可以只说“Hi”，但需要注意的是，如果是第一次给对方写信的话，使用“Hi”来开头可能会显得过于随意。
接着需要写收件人的称谓，例如“Professor”或者“Dr.”，简写成“Prof.”也可以。一般来说“Professor”是最常见的称谓，但如果你的导师只拥有博士学位，而还没当上教授，例如可能还是一个博士后研究员，那么你可以称他为“Dr.”。不要用“Mr.”或“Mrs.”这种区分性别的称谓去称呼你的教授，虽然美国高中里经常会用这类称谓去称呼老师，但用在和大学教授的邮件中就会显得不够成熟、没有专业风范。
在这里要强调的是，我们前文给出的模板是“Dear Professor X”，但自己写的时候一定要记得把这里的X替换成收件人的名字，并确保你把对方的名字拼写正确了，更加不要直接套用发给A教授的邮件，草草修改后又发给B教授，却忘了把称谓改成B教授。一些老师的名字里可能有连字符，或者独特的拼写方式和大小写规则，因此在撰写电子邮件的时候要格外注意这些特殊的小细节，这将会让收件人感到你的诚意和尊重。
寒暄客套：
“I hope you enjoyed the weekend（希望你度过了一个美好的周末）!”
写信时不能一开场就直奔主题，而要说一些寒暄语，为你的邮件奠定友好真诚的基调。如果你不太了解收件人，你可以说些比较空泛的寒暄语，例如“hope you’re enjoying the weather today（今天天气真不错）”或者“hope you had a lovely break（希望你在假期里度过了一段愉快的时光”等。这种客套寒暄会让对方觉得你把他当做一个有血有肉的人来看待，向对方展示你的关心，而不是让对方觉得你只是冲着推荐信或别的请求来的。不管是写给谁的邮件，在正文开头写寒暄语将会显得你很有礼貌。
表明身份：
“I’m in your 11:00 a.m. Wednesday section of Literary Methods（我是您周三上午11点的文学理论课的学生）”
虽然你很容易就能记住教授的名字和长相，但如果课堂规模很大、学生很多，或者学期才刚刚开始的话，这位教授可能根本就不记得你。因此需要你表明自己的身份，告诉教授你是如何获得他的联系方式的，例如是他某门课上的学生吗？还是希望下学期能够选修他的课程，但是已经选满了，所以想要向他争取多一个听课名额？又或者你们是在某场社交活动或教职工活动上认识的？表明身份、向教授解释了你们是如何认识的之后，下一步就是要提出自己的请求了。
提出请求:
“I was hoping we could meet in person to talk about the upcoming paper（我希望能够有机会和您面对面地谈一下接下来要写的这篇论文）”
到了这里你就可以明确提出你的请求了，例如作业没来得及写完，请求教授让你延期交作业，或者想要预约一个办公室答疑时间，又或者是作业里有个要求没有看懂，希望教授能够进一步解释。向教授提出请求之前一定要三思，这个问题是不是已经在教学大纲里解释过了？你是不是拖到最后一刻不得已才写信请求教授让你延期交作业，而他可能没有来得及看？你是真的遇到突发状况导致来不及完成作业，还是在为自己时间管理不当找借口？
提出请求之前需要确定这个问题是你自己无法解决的，而不要提出一大堆你本应该自己能够找到答案的问题，反而会使得教授厌烦。例如假设你打算问教授周一的课上你有没有漏掉哪些知识点，这个问题你完全可以向其他同学求教或借阅他们的笔记，而不必写一封邮件给教授，让他知道你周一没有好好听课。
如果你的请求非常具体，例如请教授帮忙看一篇论文草稿，或者帮你填写某个表格之类的，最好能够指定一个截止日期，告诉教授你希望在X月X日之前能够拿到需要的材料。指定明确的截止日期可以让教授马上把这件事添加到他的行程表和待办事项中，而不会丢失在茫茫的数千封电子邮件里。
表示感谢:
“If you could let me know if you’re available to meet on Thursday at 4:15, I’d really appreciate it（如果您周四4:15时有空见面的话，我将非常感激）.”
结束邮件之前，你应当清楚地复述一遍你的请求，但是语气要格外礼貌、充满感激，向教授表达你很感谢他在学术方面为你倾注的时间和经历。
结尾致谢与署名：“Thanks, Z”
结尾的致谢方式有很多种，例如“Thank you”、“Thanks”、 “Sincerely”、“Best”等，基本上没有什么差别。如果写信的目的是请求教授帮忙的话，一般最好还是说“Thank you”，这样看起来更加有礼貌、饱含感激之情。
其他需要注意的问题
I
给教授发邮件的时候最好使用大学为你注册的官网邮箱，而不要使用你的私人邮箱。因为私人邮箱发给教授的邮件很有可能会被拒收或者直接被丢进垃圾箱里；此外使用学校为你注册的官方邮箱地址也会显得更加专业，如果你的私人邮箱账号是你的姓名拼写的话还无伤大雅，但如果你还在用10岁时心爱动漫人物的名字做邮箱账号的话，则会显得幼稚而不专业。
II
邮件标题要简明扼要，邮件的标题应当能够让收件人一看就知道这封邮件是关于什么的，才能确保双方之间的沟通清晰明了。例如前文的模板中，学生写信要预约办公室答疑时间，那么邮件的标题应为“Office Hours on Thursday（星期四办公室答疑时间）”。
III
如果邮件发出去一星期了还没收到回复的话，可以亲自去找教授或者再发一封邮件跟进。跟进邮件的前两步和上文一样，即称谓和寒暄，接着可以写“我想要跟进一下上封邮件和您谈过的事情，您什么时候方便我们可以见面谈一下？"大学教授回邮件的速度往往是出了名的慢，但有可能你发的上一封邮件没有送达，或者教授本来是要给你写回信的，结果有事情打断了他的思路，于是就忘了要回你邮件这回事了。
能够撰写专业的电子邮件是一项十分宝贵的技能，不管是在大学里还是在职场中，都将让你裨益无穷。一封清晰又有礼貌的邮件还能让收件人更有可能认真回答你的问题，同时也培养了你和教授之间的关系。看完了机构老师给出的小贴士后，希望你现在已经清楚了给教授的电子邮件需要包括哪些结构、注意哪些措辞等，相信下一封邮件你将能把这些知识要点都派上用场。千万记住的是，提问题之前一定要仔细阅读课程大纲和材料，不要去问教授那些你本来就可以在材料中找到的问题。
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