留学前学生档案存放指南

前言

按照国家相关规定，自费出国留学生的档案属于流动人员人事档案。如果学生不自主办理档案转移，那么很有可能档案直接回到原籍，被纳入无业人员范围，留学回国后，不管取得什么学位，直接按照无业人员就业渠道办理就业手续。

（图源取自《流动人员人事档案管理服务规定》）

根据《人力资源社会保障部等五部门关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》规定：严禁个人保管本人或他人档案。如果长时间把档案留存在自己手里，超过两年，很可能变成“死档”，这个时候就需要重新建档。因此，留学生最好在出国前把档案存放到指定位置或地区。

大学毕业生档案一般会包含以下内容：

• 高中档案
• 入学录取通知书
• 报到证
• 本科学校的学籍卡
• 本科时期成绩表
• 党团材料
• 实习鉴定表
• 德育考评表
• 毕业生登记表
• 毕业生论文成绩鉴定表
• 大学毕业体检表

01、教育部留学服务中心

中国（教育部）留学服务中心是教育部直属事业单位，以事业单位法人注册，主要从事出国留学、留学回国、来华留学以及教育国际交流与合作等领域的相关服务。

留学存档是留服中心为留学人员提供的一项服务，留学人员可在留服中心的“留学存档”业务下，办理“出国（境）存档”“回国（境）存档”“档案转出”“开具证明”“党组关系转出”等事项。

具体申请条件  

1. 国内高校毕业直接赴国（境）外攻读学位的留学人员（无工作经历）；

2. 国内高校在读期间办理完毕退学手续，直接赴国（境）外攻读学位的留学人员（无工作经历）；

3. 国内高中毕业后，直接赴国（境）外攻读学位的留学人员。

注：国家公派留学人员、赴国（境）外做博士后研究或访问学者、已在国（境）外院校结束课程的留学人员，均不在我处受理范围。

*自费出国（境）留学的学生（包含高校毕业生、高校退学学生、高中毕业生、高中退学学生）离校时，户口和档案请按有关规定和学校要求转至原户籍地的档案保管机构即人力资源公共服务机构（如：人力资源公共服务中心、人才中心、政务服务中心等）。档案存入上述机构后，再向我处申请办理存档手续，如档案保管在个人手中，我处不予受理。

留学中心存档  

申请条件：

自费出国（境）攻读学位

获得offer和学生签证

无工作经历

档案存于户籍地

申请材料：

以下材料均需电子版，需上传清晰的pdf格式的扫描件，文件需小于1M。

1.户口本首页及本人页（户口本首页系盖有公安局户口专用章和住址信息的页面，如系集体户口，请上传盖有集体户单位印章的集体户口首页复印件或户籍证明）；

2.护照个人信息页（赴港澳地区攻读学位的人员，提供港澳通行证个人信息页）即有照片页；

3.前往留学所在地有效期内的学生签证页；

持电子签证入境的留学人员，请上传电子签证信，如：赴英国留学电子准签信；

如签证已过期，除上传过期的学生签证外，还须上传有效期内的“长期居留卡”等最新有效签证材料。

注：国(境)外院校录取通知书，赴美国留学的学生还需上传l-20表格，赴英国留学的学生还需上传CAS，赴澳大利亚留学的学生需上传COE，赴韩国留学的学生需上传韩英文对照表格“标准入学合格书”。

4.国（境）外院校录取通知书（OFFER）（非英语类“录取通知书”须经正规翻译机构（公司）进行翻译，上传中文翻译件，个人翻译无效）；

“录取通知书”应包含攻读专业，攻读学位（学士、硕士或博士）、学习时间等信息；请确认您的“录取通知书”上有攻读学位信息再做翻译，以免给您造成不必要的经济损失和不便；

如录取通知书（OFFER）中无明确学习起止时间及攻读学位信息，请提供补充材料

5.已经在国（境）外就读者，除须上传上述国（境）外院校的录取通知书（OFFER）外，还须按下面情况任选其中一项上传：

包含有效期的国（境）外院校“学生证”或“学生卡”；

如果“学生证”或“学生卡”上无证件有效期，请上传国（境）外院校开具的在读证明；注：如果是非英语类“在读证明”须经正规翻译机构（公司）进行翻译，提供中文翻译件1份，个人翻译无效；请确认学生的“在读证明”上有攻读学位信息再做翻译，以免给您造成不必要的经济损失和不便

6.国内高中毕业生毕业后直接出国（境）就读者，需上传 “高中毕业证书（盖章页）”。

存放流程  

01、登入注册

首先登入:

http://zwfw.cscse.edu.cn，如还未注册账号，请按照指引先注册账号登录，登录后点击【留学存档】版块，点击“在线申请”，此版块还有申请条件和材料准备，请务必提前了解清楚。

（图源来自网络）

02、准备前文提及的所需材料

03、申请存入

选择【档案存入申请】点击“立即办理”，记得出国留学前是选择档案存入申请，留学回国后是选档案转出申请，大家千万不要选错！

04、信息填写

勾选“出国（境）存档”，准确无误后填写信息并上传相关材料，填写完毕，提交申请等待审核即可。

注：这里一定要填写清楚，因为留服会根据你填写的名称给你调档通知单。

05、完成调档

审核通过后打印调档通知单/提档函，拿着通知单去目前存放你档案的单位，单位就会把你的档案寄出给到留服中心。

02、学校存档

应届生们可以选择将档案存放在学校。部分学校提供此项服务，一般存放时间为两年左右。学生需提前和学校沟通档案是否能存放，所需手续和材料。

若学校不提供存档服务或是存放到期，学生档案就会退回原籍了，即转到户口所在地的教育局或人才市场。

利：学校的诚信度较高，代为保管档案，具有安全保证；手续方便，随时存取；不收取额外费用；可以以应届毕业生的身份参加公务员考试

弊：留学期间的档案空白（学校没有资格填写留学期间的经历，但不影响回国后做学历认证）；档案留校期间不计算工龄。

03、退回原籍

退回原籍是将毕业生的档案迁出学校的集体户口，转到学生户口所在地的人力资源公共服务机构，档案转至生源地所在地级市的人事局或教育局接收。

如果留学时间较长，超过了学校能存放档案的时间，则不建议将档案存放在学校，这是由于在存放期满后，且学生未及时办理档案转递手续，档案有可能在转回原籍的过程中造成丢失的情况。

利：档案和户口放在同一个地方的话，未来如有调档的需要，相关手续的办理较方便，免费存放；

弊：留学期间的档案空白（不影响回国后做学历认证）

档案留校期间不计算工龄

04、人才市场存放

如果不想把户口放回原籍，想把户口和档案都放在工作所在地的人才市场，可以咨询各地的人才市场进行托管，人才市场是可以同时保管户口和档案的。

需要一定手续费，流程比较繁琐，具体可以自行查询各地人才市场官网。

利：在当地就业手续简便，而且档案存放在当地人才市场可以计算工龄，对于留学生来说，计算工龄可以帮助大家更好地就业。

例：如果要考取公务员，要求必须有1-2年的工龄，如果寄存在人才市场，这两年的工龄可以满足要求。

弊：一旦计算工龄就会使我们失去应届生的身份，找工作的时候会按照社会人员的标准，可能会存在一些国家补贴、福利方面的不同。