在过去的二十年里，有两个重要的想法发展起来，帮助职场人士有效撰写职场写作：
● 修辞意识（Rhetorical awareness）
● 以读者为中心（User-Centered Design）
✔ 职场写作的修辞意识包括以下几个概念：
1. 职场写作需要很有说服力。
例如，当你在写一份简历时，你的写作目标就是说服面试官来给你一次工作面试的机会。同样，一些工作报告可能需要说服客户采取某些行动来改善员工的工作条件，从而确保员工的工作安全和提高生产效率。
2. 职场写作既然要有说服力，就必须考虑以下修辞情况：
● 目的（编写文档的原因、文档的目标）
● 读者（将阅读文档的人，包括可能阅读你文档的非预期读者）
● 利益相关者（可能受到文档或项目影响的人）
● 上下文（创建文档的背景和情况）
过去的职业写作更多被视为一种单一题材写作，往往被认为是直接复用或复制对应文件的形式或模板。修辞意识让人们更多关注职业写作所需要实现的具体目标和实际的应用情景。虽然职业写作仍然使用报告、白皮书等形式，但作者在处理这些文本时应考虑具体的修辞情景，而不是将文件视为孤立的工作。
✔ 以读者为中心的写作理念包括以下内容：
1. 始终考虑你的受众是谁
2. 根据以下内容考虑你的读者：
● 他们的期望。你的读者希望得到什么信息？可以向读者提供什么？
● 他们的特点。具体是谁在阅读你的文章？读者是决策过程的一部分吗？利益相关者会阅读吗？还是读者是决策者、利益相关者和普通读者的混合体？读者在公司中的职位是什么？这会对文档期望产生怎样的影响？
● 他们的目标。你的读者打算完成什么？你的文档中应该包含哪些内容，以便读者获得所需的信息？
● 他们的背景。读者在什么情况下需要这些信息？
3. 确定读者需要的信息，并使这些信息容易阅读和理解。
以读者为中心的文章必须是在职场中实用性很强的，所以要考虑如何使用文档，而不仅仅是如何阅读。例如，如果领导想要一篇关于MLA格式信息的文章，那么MLA格式相关信息必须在文章中是容易找到、便于阅读并理解的。
4. 使你的文章具有说服力。
通过采用以读者为中心的设计，职场写作关注读者的期望、目标、情境和需求，从而达到使文章更加有效的目的。
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