对于即将踏出国门求学的学子们而言，除了忙于签证申请和行李打包，档案的妥善存放同样是一个容易被忽略却至关重要的议题。
档案的管理不仅关系到未来求职、公务员考试、户籍落户等重要事宜，如果处理不当，还可能导致档案成为“死档”，从而对回国后的职业发展产生不利影响。
为了帮助大家更好地管理档案，今天整理了一份详尽的留学生档案存放指南。大家可以收藏起来，避免因档案问题对未来的就业和落户造成影响。
个人档案是什么？
个人档案是记录个人学习、工作、生活等关键信息的综合性文件，通常由政府、企事业单位或其他组织收集、保存并管理。它是个人身份的关键证明，也是职业发展、社会信用体系的关键组成部分。
个人档案一般包含以下几类信息：
✅ 学籍档案：涵盖个人的学习历程，包括学校名称、所学专业、学术成绩、毕业证书等。
✅ 人事档案：详述工作历程，涉及工作单位、职位、工作表现、奖惩记录等。
✅ 医疗档案：记录个人健康状况，包含疾病历史、检查结果、治疗历程等。
✅ 社保档案：反映社会保险状况，包括参保详情、缴费记录、社保待遇等。
✅ 党团档案：包括入党（团）申请书、志愿书、转正申请等重要文件。
对于在校学生而言，学籍档案在毕业后的就业、住房补贴发放、职称评定、公务员政审等方面发挥着至关重要的作用。一旦毕业，学籍档案便转变为人事档案。
为何需要存放档案？
出国留学需要存放档案的主要原因包括：
档案的法律效力和身份证明
依据国家法规，个人不得长期保留档案。若档案滞留超过两年，其法律效力可能受损，无法有效证明持有人的身份。此外，在档案重建过程中，可能会出现资料遗失、难以补办等问题。因此，在出国留学前，妥善安排档案存放至关重要。
若学生未主动办理档案转移，档案可能会被退回原籍，并归类为无业人员档案。
这将导致回国后，无论持有何种学位，都必须通过无业人员的就业途径来办理就业手续。
根据档案的法律要求
根据《中共中央组织部人力资源社会保障部等五部门关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》规定，个人不得保管本人或他人的档案。若档案在个人手中滞留超过两年，或被私人取走、无故拆封，档案可能会失效，即所谓的“死档”，届时需重新建立档案，这将带来诸多不便。
因此，妥善存放个人档案至关重要，以防止在就业和落户过程中遇到问题。
存档档案的四种方式
学校保管/暂缓就业
这种做法适合那些计划继续深造或有明确回国打算的留学生。将档案留在学校可以确保档案的连续性，便于将来使用。应届毕业生可以选择将档案留在学校，一些学校提供这项服务，通常保管期限约为两年。是否可以存放档案以及所需的具体手续和材料，应提前与学校进行沟通。
优点：
档案安全性高，学校管理的诚信度也较高。
存取手续简便。
缺点：
无法出具相关证明文件。
档案存放期间不计入工龄，也不记录留学经历。
退回原籍
若学校不提供留学生户口和档案管理服务，档案将被送回原籍。户口将迁至学生户籍所在地的人力资源公共服务机构，而档案则转至生源地所在市级的人事局或教育局。
这种做法适合计划在户籍地发展的学生。虽然存放过程简便，但日后可能需要办理档案调动，且无应届生身份。
优点：
手续简便，免费存放。
缺点：
留学期间档案空白，不算工龄。
人才市场存放
将档案迁至留学前的原户籍所在地人才市场，在回国后无论就业地是本地还是外地，都可以较为便捷地调取档案。存档证明需妥善保管。存放至人才市场通常需要携带三方同就业推荐表、申请接收函及报到证。费用因市场而异，具体可查询当地人才市场的收费标准。存放后将失去应届生身份，适合那些不在乎这一点的学生。
优点：
可计算工龄。
回国后办理就业手续便捷。
缺点：
存档流程复杂，可能失去应届生身份。然而，回国后办理留学学历证明时，仍有可能恢复应届生身份。
教育部留学服务中心
教育部留学服务中心提供留学存档服务，旨在为留学人员提供便利。需准备的材料包括存档人员登记表、护照首页（或港澳通行证末页）、国外教育机构录取通知书、学生签证、CAS或COE或I-20表格等。这项服务有助于简化学历认证流程，减少等待时间，特别适合计划落户或希望避免档案调动麻烦的学生。
留学人员可通过留学服务中心的“留学存档”业务处理多项事务，涵盖“出国(境)存”、“回(境)存”、“开档案转出”、“党组关系转出”等。
特别提醒：留学服务中心档案室仅设于北京，其他地方没有分支机构。虽然留服中心各地也有分中心，但这些分中心并不负责档案存放。
优点：
具备高安全性和诚信度。
提供全面的服务配套机制，实现回国认证、就业等手续的一站式办理，落户审核条件宽松。
缺点：
无法保留户口，不支持党组织关系转入。
需邮寄至北京，外地办理稍显不便。
在海外或港澳地区学习期间，暂不计算工龄。
留学中心存档攻略
申请要求：
- 自费前往海外深造，攻读学位
- 拿到录取通知书并获得学生签证
- 没有工作经历
- 档案存放在户籍所在地
申请材料：
- 文凭证书
- 护照/签证/通行证/身份证
- 证件照片
- 授权声明
- 其他相关材料（非必须）
- 出入境记录
常见问题
出国留学党组织关系如何处理？
出国留学期间，党组织关系可以采取以下几种处理方式。
保留在原就读高校党组织
这是最常见的处理方式。根据《中国共产党党员教育管理工作条例》，出国留学的高校毕业生党员可以将组织关系保留在原就读高校党组织。需要提交书面申请，说明留学地点、时间、方式、联系方式以及境内联系人等信息。保留时间一般不超过5年。
转移到县以上政府所属公共就业和人才服务机构
可以将组织关系转移到县以上政府所属公共就业和人才服务机构党组织。这种方式适用于那些没有固定工作单位或单位未建立党组织的留学生。
转移到居住地党组织
可以将组织关系转移到本人居住地的街道办、乡镇党组织。这种方式适用于那些居住地有党组织管理的留学生。
保留在原工作单位
对于自费出国留学的党员，其组织关系可以保留在原工作单位，每半年至少与原单位联系一次。这种方式适用于那些尚未找到新工作单位的留学生。
处理流程和所需材料
提交书面申请，说明留学地点、时间、方式、联系方式以及境内联系人等信息。经院(系)党组织审批后，报高校党委组织部登记备案。
相关法律法规和政策依据
《中国共产党党员教育管理工作条例》第三十四条明确规定，高校党组织对组织关系保留在学校的高校毕业生流动党员，应当继续履行管理职责，每半年至少与其联系一次。
根据相关条例规定，如果出国学习研究超过5年仍未返回，党员一般会被停止党籍。
出国留学时，如何将档案转入留学服务中心?
转入档案至留学服务中心涉及一系列具体步骤。
首先，必须激活档案，确保户口和档案依照相关法规及学校指示，迁移到原户籍所在地的人力资源公共服务机构进行保管。
接下来，按照留学服务中心的规定，办理所需手续以完成档案转入留学服务中心的整个流程。
档案转入教育部留学服务中心的流程需要周密准备并遵循特定步骤，以下是详细的步骤指南及注意事项：
确认档案当前存放地
✅ 档案存放：通常情况下，档案会被存放在个人的户籍所在地人才市场、毕业学校或工作单位。如果档案目前在个人手中，要先存放到户籍所在地的人才市场，否则将无法调动档案。
✅ 特殊处理：若档案目前存放在非户籍地的机构（例如工作地的人才市场），建议先迁回户籍地再调档，这样做可以避免在跨地区办理过程中遇到复杂的手续问题。
联系留学服务中心
✅ 官网入口：访问教育部留学服务中心网上服务大厅，注册账号并登录。
✅ 服务选择：进入“档案管理”栏目，选择“存档人员登记”开始申请。
准备必需材料
✅ 基础材料：身份证正反面扫描件。护照个人信息页（如有）。国外院校录取通知书（电子版需打印成纸质版，并提供中外文版本）。签证页或居留许可（如已办理）。
✅ 补充材料：国内学历学位证书（若已毕业）。离职证明（若原单位存档需解除劳动关系证明）。注意事项：非中文材料需提供翻译件，建议加盖翻译公司公章。
填写并提交申请
在线填报：请确保个人信息、留学项目及档案信息的准确性，并上传材料扫描件（PDF格式，每个文件不超过5MB）。
现场办理（如有需要）：若选择线下办理，务必提前在官网预约，并携带相关材料的原件及复印件前往北京或指定分中心。之后请耐心等待审核，并领取调档函。
审核时长：一般为3-5个工作日，审核通过后，系统将通知您，并将调档函发送至您的注册邮箱。
调档函详情：函件中将标明接收单位的名称、地址以及调档的有效期限（通常为30日内），请务必及时处理,原存档机构办理调档。
办理方式
本人办理：请携带调档函、身份证原件以及存档证明（如有）前往原机构填写《转档申请表》。
委托代办：需提交委托书以及委托人和代办人的身份证复印件。
转递方式：档案必须通过机要通道或EMS学生档案专递（严禁个人携带），寄送至留服中心指定地址。
确认档案接收
查询方式：请登录留服中心官网，在“档案管理”中查询状态，若显示“已入库”则表示成功。
问题处理：若超过20个工作日查询结果仍未显示，可拨打010-62677800或通过官网提供的邮箱进行咨询。
注意事项
时间规划：建议在获得offer后尽早调档，以避免临近出国时因时间紧迫而产生不必要的压力。
地区差异：考虑到上海、广州等城市可能设有本地的留学服务机构，务必确认是否需要通过这些地方机构来办理相关手续。
政策更新：建议定期浏览留服中心的官网公告，以便及时了解并适应任何流程上的变化，例如全面线上办理等情况。
遵循上述步骤，可以系统化地完成档案调转工作，确保在留学期间档案得到安全托管。对于特殊情况，建议直接联系留服中心的客服，以获得官方的权威指导。
教育部留学服务中心在各省的分支中心，可以代办留学人员存档业务吗?
教育部留学服务中心在各省的分支中心不可以代办留学人员存档业务。教育部留学服务中心留学人员档案室仅设在北京，没有任何分支机构代办留学人员存档业务
留学存档业务的具体办理流程包括：
登录教育部留学服务中心网上服务大厅，点击“留学存档”。
根据需要点击对应的业务图标查看办事指南，进入页面底端的“在线办理入口”开始申请。
填写申请信息，上传对应材料（如PDF电子版），提交申请。在用户中心查看申请的办理进度和详情，审核结果会实时以短信和邮件通知。
留学服务中心的地址是北京市海淀区北四环西路56号，辉煌时代大厦6层。
回国就业想要保留应届生身份可以将档案存放在哪里?
回国就业想要保留应届生身份，可以将档案存放在以下地方：
学校档案室：将档案暂存在学校档案室是一个不错的选择。学校的诚信度较高，代为保管户口关系和档案，安全性高，而且不收取额外费用，可以以“应届生身份”参加公务员考试。
人才市场：将档案存放在当地的人才市场也是一个常见选择。这样可以方便在当地办理就业手续，并且可以计算工龄。但需要注意的是，人才市场通常会收取一定的费用，并且一旦计算工龄，就会失去“应届生身份”。
留学生服务中心：将档案存放在留学生服务中心也是一个不错的选择。这里存放档案是免费的，并且方便回国办理学历认证。不过，留学生服务中心的档案室主要设在北京，其他地方可能需要代办，且在国外或港澳地区学习期间不计算工龄。
留学前或留学期间是否缴纳社保，对毕业后是否仍算作应届生有影响吗？
在留学前或留学期间缴纳社会保险，可能会影响毕业后是否被视为应届生。这种影响具体取决于缴纳社会保险的具体情况以及用人单位的判定标准。
留学前缴纳社保的影响
如果你在留学前拥有工作经历并缴纳了社会保险，只要在留学期间未继续缴纳社会保险，回国后你依然可以被视为应届生。因此，留学前的社会保险记录并不会影响留学后的应届生身份，关键在于留学期间是否缴纳社会保险。
留学期间缴纳社保的影响
影响应届生身份的判定：若在留学期间缴纳了社会保险，你将不再被认定为应届生。鉴于留学生在学期间是不允许缴纳社会保险的，社会保险的缴纳记录会被视作就业记录，进而影响到应届生身份的判定。
影响落户及就业机会：对于那些期望以应届生身份落户于一线城市的毕业生来说，留学期间的社会保险缴纳可能会干扰身份的认定，甚至可能违反留学生在学期间不得在国内工作的规定，从而对落户产生负面影响。此外，一些雇主在招聘过程中也会将社会保险记录作为评估应聘者是否为应届生的标准之一。
用人单位对应届生的界定标准
在确定留学生的应届生身份时，用人单位通常依据留学生是否在毕业两年内缴纳了职工社保。若留学生未缴纳职工社保，即便拥有工作经验，亦可被视为应届生。同时，部分用人单位会依据毕业时间或学位认证时间来判定应届生身份。因此，掌握具体用人单位的判定标准显得尤为重要。
每个单位都有其独特的规定和标准，他们可能会根据个人的社保缴纳情况来决定是否将其视为应届生。
另外，缴纳异地社保可能会影响落户事宜，因此在选择就业地点时，应提前熟悉相关政策和限制条件。
特别提示：一般不建议在留学期间缴纳社保，但具体情况应根据个人的就业规划和需求来权衡决定。
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